Die 5 schlimmsten Fehler, die Sie in IT-Projekten unbedingt vermeiden sollten

1. Unzureichende Leistungsbeschreibung (Scope)

Ein klar definierter Leistungsumfang ist der Grundstein für ein erfolgreiches IT-Projekt. Gerade in agilen Projekten wird oft auf eine konkrete Festlegung des Scopes verzichtet, was jedoch zu erheblichen Streitigkeiten führen kann. Denn Uneinigkeit darüber, was genau geschuldet ist und welche Anpassungen zusätzliche Vergütung erfordern, ist eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten.

Tipp: Auch bei agilen Methoden sollten Sie den Scope zu Beginn des Projekts so klar wie möglich definieren. Scoping-Workshops bieten sich hier als gute Lösung an. Je detaillierter die Leistungsbeschreibung, desto geringer das Streitpotenzial bei Mehraufwänden und Mängeln.

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2. Fehlende Festlegung bevollmächtigter Personen

Ein IT-Projekt wird oft von verschiedenen Akteuren gesteuert: Projektleiter steuern die operative Umsetzung, während Einkäufer oder Geschäftsführer die wirtschaftliche Verantwortung tragen. Fehlt es an klarer Kommunikation und festgelegten Befugnissen, entstehen schnell Konflikte – besonders bei unvorhergesehenen Mehraufwänden.

Tipp: Legen Sie im Vertrag klar fest, welche Personen Entscheidungen treffen und Mehraufwände autorisieren dürfen. Dies verhindert Streitigkeiten und sorgt für eine klare Projektsteuerung.

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3. Keine konkrete Definition der Mitwirkungspflichten

In nahezu jedem IT-Projekt sind Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers erforderlich. Insbesondere in agilen Projekten sind diese Leistungen oft umfangreich und entscheidend für den Projektfortschritt. Werden Zeitpunkt und Umfang der Mitwirkungspflichten nicht vertraglich fixiert, drohen Verzögerungen und Zuständigkeitskonflikte.

Tipp: Definieren Sie Mitwirkungspflichten so konkret wie möglich im Vertrag. Dies ermöglicht eine bessere Planung und verhindert, dass der Auftraggeber seine Verantwortung unzureichend wahrnimmt.

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4. Keine Dokumentation der Change Requests

Abweichungen vom ursprünglichen Scope sind in IT-Projekten an der Tagesordnung – sei es aufgrund neuer Anforderungen oder Planungsfehlern. Gerade in agilen Projekten werden Änderungen oft ohne formale Dokumentation umgesetzt. Ohne klare Prozesse zur Erfassung von Change Requests besteht jedoch das Risiko, dass der Auftragnehmer auf den Mehrkosten sitzen bleibt.

Tipp: Implementieren Sie einen strukturierten Change-Request-Prozess. Dokumentieren Sie alle Änderungen inklusive ihrer Auswirkungen auf Kosten und Zeitpläne. Dies schafft Transparenz und Sicherheit für beide Seiten.

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5. Keine Berücksichtigung des späteren Betriebs

Ein oft übersehener Punkt: Was passiert nach Abschluss des IT-Projekts? Themen wie Hosting, Wartung, Support oder Service Level Agreements (SLAs) werden häufig nicht frühzeitig genug geklärt. Ohne klare Regelungen entsteht für den Auftraggeber Unsicherheit im laufenden Betrieb.

Tipp: Denken Sie schon bei Vertragsabschluss an den laufenden Betrieb. Vereinbaren Sie parallel zum Projektvertrag auch alle relevanten Aspekte wie Wartung, Pflege, Support und Hosting.

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Fazit:

IT-Projekte sind komplex und erfordern eine klare vertragliche Grundlage, um erfolgreich zu sein. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung, klare Zuständigkeiten, definierte Mitwirkungspflichten, strukturierte Change-Prozesse und die Berücksichtigung des laufenden Betriebs sind entscheidende Faktoren. Wer diese Fehler vermeidet, schafft die Basis für ein stabiles und erfolgreiches IT-Projekt.

Indem Sie die genannten Punkte berücksichtigen, vermeiden Sie rechtliche Fallstricke und sorgen dafür, dass Ihr IT-Projekt effizient und konfliktfrei umgesetzt wird.