5 Tipps für ein erfolgreiches IT-Projekt

Auf folgende Punkte sollten Sie in Ihrem IT-Projektvertrag achten:

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TIPP 1 – Detaillierte Leistungsbeschreibung (Scope)

Um den Erfolg eines Projekts zu definieren ist es zuvor notwendig, den Scope so genau wie möglich festzulegen. Gerade weil es bei den beliebten agilen Methodiken grundsätzlich nicht erforderlich ist, einen konkreten Scope zu definieren, sollte dieser Punkt nicht aus den Augen verloren werden. Denn die Uneinigkeit darüber, was konkret geschuldet ist und was vergütungspflichtige Mehraufwände sind, bringt IT-Projekte am häufigsten zum Scheitern. Deshalb ist es auch in agilen Projekten empfehlenswert, den Scope zuvor näher zu definieren, z.B. in gemeinsamen Scoping-Workshops.

Je ausführlicher und detaillierter der Scope definiert ist, desto geringer ist das Streitpotenzial bezüglich Mehraufwänden und Mängeln.

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TIPP 2 – Festlegung der Zuständigkeiten und Kompetenzen

Häufig wird ein Projekt von den operativ verantwortlichen Personen (Projektleiter) anders gesteuert, als sich das die wirtschaftlich verantwortlichen Personen (Einkäufer, Geschäftsführer) ursprünglich vorgestellt haben. Da letztere zumeist vom Umsetzungsprozess des Projekts vollständig entkoppelt sind, kommt es zwangsläufig, etwa wegen des Entstehens von Mehraufwänden, zu Konflikten. In diesen Fällen kann es an der Bevollmächtigung des Projektleiters zur Beauftragung der Mehraufwände fehlen. Deshalb ist es unbedingt empfehlenswert, die Kompetenzen bzw. Bevollmächtigungen ausdrücklich im Vertrag festzulegen.

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TIPP 3 – Konkrete Definition der Mitwirkungspflichten

In jedem IT-Projekt ist es notwendig, dass der Auftragnehmer Mitwirkungsleistungen erbringt. Der Umfang variiert je nach Projekt, gerade bei agilen Methodiken sind in der Regel aber sehr umfangreiche Mitwirkungen erforderlich. Soweit Zeitpunkt und Umfang dieser Leistungen bereits im Vorfeld bekannt sind, sollten diese konkret in den Vertrag aufgenommen werden. Dann kann der Auftragnehmer entsprechend planen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Auftragnehmer die Mitwirkung verweigert bzw. die Leistung im Verantwortungsbereich des Auftraggebers verortet.

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TIPP 4 – Dokumentation von Change Requests

In jedem IT-Projekt gibt es Abweichungen vom ursprünglich definierten Scope, sei es wegen Änderungswünschen des Auftragnehmers oder wegen falscher Annahmen in der Planungsphase. Diese werden gerade in agilen Projekten ohne Dokumentation meist einfach umgesetzt. Soweit keine feste Vergütung, feste Termine etc. vereinbart sind, stellt dies kein Problem dar. Allerdings wird es in den meisten Fällen verbindliche Absprachen geben, auf die sich die Changes dann ganz erheblich auswirken. Ohne einen Change-Prozess und die Dokumentation der vereinbarten Auswirkungen läuft der Auftragnehmer Gefahr, die Vergütung für diese Mehraufwände zu verlieren, wenn der Auftraggeber diese verweigert.

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TIPP 5 – Betrieb des IT-Projekts

Häufig sind die Parteien froh, wenn Sie den Vertrag zur Umsetzung des Projekts fertig verhandelt haben und mit dem Projekt beginnen können. Oftmals wird aber vergessen, sich darauf zu einigen, was nach Fertigstellung des Projekts geschehen soll. Der Auftraggeber sollte jedoch ein erhebliches Interesse daran haben, Planungssicherheit für den Betrieb des fertigen IT-Projekts bereits vor der Beauftragung der Erstellung zu haben. Es geht dabei um Themen wie Hosting, Pflege und Wartung, Support, Service-Level-Agreements, Escrow etc. Entsprechende Verträge sollten deshalb parallel zum eigentlichen IT-Projektvertrag direkt mit vereinbart werden.